Examples of Group Formation Methods 
(Danish below)

The background for this compilation of methods is that, despite the group formation policy, students sometimes face challenges with the group formation process on certain semesters.

It is the responsibility of the semester coordinator to plan and lead the group formation process in consultation with the students. Students suggested supplementing the group formation policy with examples of methods for forming groups. Based on the discussion in the study board, two main methods were identified:

• Students form groups based on academic interests with reference to the project catalog.
• Students form groups based on personal ambitions and preferences.
• Most students focus on both personal preferences and academic interests but prefer a transparent model for the process so they can “play their cards best.”

The semester coordinator can involve one or a few students in planning and advising on the process, but it is the semester coordinator who leads the process and makes decisions.

Semester coordinators should send out information before the semester starts about how the group formation will proceed, to avoid students forming groups before the semester starts due to anxiety.

Methods for Managing Group Formation

Method 1

The premise for Method 1 is a project catalog where all project proposals are based on the same project module description. That is, fundamentally, all students should learn the same things, but through different examples.

The semester coordinator establishes parameters in terms of:

• The number of project groups to be formed, and
  How many groups can choose the same project proposal.

The latter can also be expressed in terms of how many supervisors a particular supervisor can be expected to support in a given semester. There are often more supervisors than proposal providers who can supervise a specific project, but each supervisor has limited resources.

Knowing the number of project groups and the number of available supervisions, students can use the project catalog's proposals to initiate an open process where each student signs up for two or three project proposals—possibly prioritized. This can be done in practice by writing their names on a board under the title of various project proposals.

Once everyone has signed up and the preliminary distribution is visible, the semester coordinator suggests the next step in the process (with the possibility for students to propose alternatives). For example, there might be project proposals that no one has chosen, or a project proposal might turn out to be very popular. The semester coordinator then adjusts the parameters and, once communicated, the process can continue.

The next step might also be to erase the boards and start over after a break, allowing students to network. A break also gives the coordinator the chance to discuss possible reasons for the recent distribution and to adjust the parameters or clarify them.

Alternatively, the next step is to ask students to sign up for only one project proposal (even if there is already prioritization on the proposals on the boards; erase and start again if necessary, as some may change their first priority if they have more than one).

If everything goes well, students will distribute themselves among the project proposals within the established parameters. If there are students who no one else wants to form a group with, a break is warranted, where the semester coordinator has a conversation with these students before concluding the group formation process.

Method 2

The premise for forming groups based on personal ambitions and preferences is that students in a class know each other or have time to get to know each other before forming groups. Method 2 is often used in the final semesters of a master’s program, where students form groups of 1-3.

On most courses, the majority of the class will know each other from previous semesters, but there are often a few new students at the start of the semester who will participate in the group formation. If Method 2 is communicated via Moodle before the semester starts, it will be necessary to investigate and inform about which students will participate in the group formation, information typically known on the semester start date.

The semester coordinator/group formation committee can start the group formation with various activities, such as a workshop or brainstorming session in smaller groups, discussing personal ambitions, preferences regarding study methods, academic preferences, and understanding of “good group work.”

The role of the semester coordinator in group formation is, as in Method 1, to establish parameters in terms of:

• The number of groups to be formed.

Additionally, the semester coordinator sets parameters for how the formed groups will be assigned projects and supervisors. This can be done in various ways, but typically, the semester coordinator will ask groups to prioritize 1-3 project proposals and, based on that, make a distribution. Students can also be involved in the distribution through a transparent process using boards where groups show their priorities and negotiate agreements within given parameters.

Other Methods

The semester coordinator can begin the group formation with a presentation followed by exercises done in “counting groups” and, if needed, in multiple rounds if many students do not know each other beforehand. Subsequently, one of the methods described above can be chosen. One exercise can be to present and choose the method for group formation.

The semester coordinator can introduce the parameters for group formation at the start of the semester and allocate time for group formation the next day (or later). This method will typically require administrative groups for course activities until the groups are formed. These temporary administrative groups for course activities can help students become better acquainted with each other.

The semester coordinator can collect written statements from students before group formation about academically justified preferences for specific project proposals. These statements can either be used by the coordinator to form groups or to set parameters for the group formation.

Concluding Remarks

For many students, participating in group formation can be a challenging experience due to the risk of being rejected. Most students are eager to be in the best possible group—the question is just what “best possible” means... In trying to figure this out, some students may feel “left over,” which is a very unpleasant experience. The reasons can vary, but it is crucial that all student choices are respected, and it is the university’s responsibility to provide good conditions for their academic development.

The study boards have therefore decided that the semester coordinator can decide to end the group formation by creating an additional group and providing extra resources for specialized supervision if groups cannot be finalized within the given parameters after several attempts.

Eksempler på Metoder til Gruppeformation

Baggrunden for denne samling af metoder er, at studerende, trods gruppeformationspolitikken, nogle gange oplever udfordringer med gruppeformationsprocessen på visse semestre.

Det er semesterkoordinatorens ansvar at planlægge og lede gruppeformationsprocessen i samråd med de studerende. Studerende foreslog at supplere gruppeformationspolitikken med eksempler på metoder til at danne grupper. Baseret på diskussionen i studienævnet blev to hovedmetoder identificeret:

• Studerende danner grupper baseret på faglige interesser med henvisning til projektkataloget.
• Studerende danner grupper baseret på personlige ambitioner og præferencer.

De fleste studerende fokuserer på både personlige præferencer og faglige interesser, men foretrækker en gennemsigtig model for processen, så de kan "spille deres kort bedst muligt."

Semesterkoordinatoren kan inddrage en eller flere studerende i planlægningen og rådgivningen om processen, men det er semesterkoordinatoren, der leder processen og træffer beslutninger.

Semesterkoordinatorer bør udsende information før semesterstart om, hvordan gruppeformationen vil foregå, for at undgå, at studerende danner grupper før semesterstart på grund af usikkerhed.

Metoder til Håndtering af Gruppeformation

Metode 1

Udgangspunktet for Metode 1 er et projektkatalog, hvor alle projektforslag er baseret på den samme projektmodulbeskrivelse. Det vil sige, at alle studerende grundlæggende skal lære de samme ting, men gennem forskellige eksempler.

Semesterkoordinatoren fastsætter parametre i forhold til:

• Antallet af projektgrupper, der skal dannes, og
• Hvor mange grupper, der kan vælge det samme projektforslag.

Det sidste kan også udtrykkes i forhold til, hvor mange grupper en bestemt vejleder kan forventes at støtte i et givet semester. Der er ofte flere vejledere end forslagsstillere, der kan vejlede et specifikt projekt, men hver vejleder har begrænsede ressourcer.

Når antallet af projektgrupper og antallet af tilgængelige vejledninger er kendt, kan de studerende bruge projektkatalogets forslag til at indlede en åben proces, hvor hver studerende tilmelder sig to eller tre projektforslag – muligvis prioriteret. Dette kan i praksis gøres ved at skrive deres navne på en tavle under titlen på forskellige projektforslag.

Når alle har tilmeldt sig, og den foreløbige fordeling er synlig, foreslår semesterkoordinatoren det næste skridt i processen (med mulighed for, at studerende kan foreslå alternativer). For eksempel kan der være projektforslag, som ingen har valgt, eller et projektforslag kan vise sig at være meget populært. Semesterkoordinatoren justerer derefter parametrene, og når dette er kommunikeret, kan processen fortsætte.

Det næste skridt kan også være at slette tavlerne og starte forfra efter en pause, så studerende kan netværke. En pause giver også koordinatoren mulighed for at diskutere mulige årsager til den seneste fordeling og justere parametrene eller præcisere dem.

Alternativt kan det næste skridt være at bede de studerende om kun at tilmelde sig ét projektforslag (selvom der allerede er prioritering på forslagene på tavlerne; slet og start igen om nødvendigt, da nogle måske ændrer deres første prioritet, hvis de har mere end én).

Hvis alt går godt, vil de studerende fordele sig mellem projektforslagene inden for de fastsatte parametre. Hvis der er studerende, som ingen andre ønsker at danne gruppe med, er en pause påkrævet, hvor semesterkoordinatoren har en samtale med disse studerende, før gruppeformationsprocessen afsluttes.

Metode 2

Udgangspunktet for at danne grupper baseret på personlige ambitioner og præferencer er, at studerende i en klasse kender hinanden eller har tid til at lære hinanden at kende, før de danner grupper. Metode 2 anvendes ofte i de sidste semestre af en kandidatuddannelse, hvor studerende danner grupper af 1-3 personer.

På de fleste kurser vil størstedelen af klassen kende hinanden fra tidligere semestre, men der er ofte et par nye studerende ved semesterstart, som vil deltage i gruppeformationen. Hvis Metode 2 kommunikeres via Moodle før semesterstart, vil det være nødvendigt at undersøge og informere om, hvilke studerende der vil deltage i gruppeformationen, hvilket typisk er kendt på semesterstartdatoen.

Semesterkoordinatoren/gruppeformationskomitéen kan starte gruppeformationen med forskellige aktiviteter, såsom en workshop eller brainstorm i mindre grupper, hvor der diskuteres personlige ambitioner, præferencer med hensyn til studiemetoder, faglige præferencer og forståelse af "godt gruppearbejde."

Semesterkoordinatorens rolle i gruppeformationen er, som i Metode 1, at fastsætte parametre i forhold til:

• Antallet af grupper, der skal dannes.

Derudover fastsætter semesterkoordinatoren parametre for, hvordan de dannede grupper vil blive tildelt projekter og vejledere. Dette kan gøres på forskellige måder, men typisk vil semesterkoordinatoren bede grupperne om at prioritere 1-3 projektforslag og, baseret på det, lave en fordeling. Studerende kan også inddrages i fordelingen gennem en gennemsigtig proces ved brug af tavler, hvor grupper viser deres prioriteter og forhandler aftaler inden for givne parametre.

Andre Metoder

Semesterkoordinatoren kan starte gruppeformationen med en præsentation efterfulgt af øvelser udført i "tælgrupper" og om nødvendigt i flere runder, hvis mange studerende ikke kender hinanden på forhånd. Efterfølgende kan en af de ovenfor beskrevne metoder vælges. En øvelse kan være at præsentere og vælge metoden for gruppeformation.

Semesterkoordinatoren kan introducere parametrene for gruppeformation ved semesterstart og afsætte tid til gruppeformationen den næste dag (eller senere). Denne metode vil typisk kræve administrative grupper til kursusaktiviteter, indtil grupperne er dannet. Disse midlertidige administrative grupper til kursusaktiviteter kan hjælpe studerende med at blive bedre bekendt med hinanden.

Semesterkoordinatoren kan indsamle skriftlige udtalelser fra studerende før gruppeformation om fagligt begrundede præferencer for specifikke projektforslag. Disse udtalelser kan enten bruges af koordinatoren til at danne grupper eller til at sætte parametre for gruppeformationen.

Afsluttende Bemærkninger

For mange studerende kan deltagelse i gruppeformation være en udfordrende oplevelse på grund af risikoen for at blive afvist. De fleste studerende er ivrige efter at være i den bedst mulige gruppe – spørgsmålet er bare, hvad "bedst mulige" betyder... I forsøget på at finde ud af dette kan nogle studerende føle sig "til overs," hvilket er en meget ubehagelig oplevelse. Årsagerne kan variere, men det er afgørende, at alle studerendes valg respekteres, og det er universitetets ansvar at skabe gode betingelser for deres faglige udvikling.

Studienævnene har derfor besluttet, at semesterkoordinatoren kan vælge at afslutte gruppeformationen ved at oprette en ekstra gruppe og give ekstra ressourcer til specialiseret vejledning, hvis grupper ikke kan færdiggøres inden for de givne parametre efter flere forsøg.