FAQ on Group Formation at SUND
(Danish below)

This FAQ complements SUND's group formation policy, which has raised several questions from students, semester coordinators, and project supervisors. The study boards hope these questions and answers will inspire more positive experiences with group formation, starting with the overarching question:

Why do we work in groups at AAU?
There are many reasons for working in groups, but the primary one is that students are a vital resource in ensuring that the university's graduates are sought after by the job market because they are highly skilled and can identify and solve problems effectively in collaboration with others. Students who collaborate teach, inspire, and challenge each other, positively affecting the academic level. Region Nordjylland has conducted several surveys showing that employers expect their employees to take the initiative to identify tasks in a project and work professionally with others to get the job done. These are qualifications AAU graduates are particularly known for, but they don't come easily or automatically. Developing these skills requires courage and a desire to grow academically and personally, and the group formation process each semester is a crucial element in developing these qualifications. Experience also shows that students who have worked with many different peers during their studies at AAU benefit from a large network that knows their qualifications well. This is an advantage in a job market where many jobs are filled through personal networks.

Questions from Students

I didn't participate in the group formation and was placed in a group that I didn't choose—what should I do?

All students are expected to attend the group formation or inform their peers or semester coordinator about their absence so that arrangements can be made. In the current situation, the group is formed, and since it is an important qualification for all AAU graduates to work professionally with others, including peers as colleagues, we expect you to contribute to making the group work as it is. A supervisor and possibly an additional resource person can be called in to help get the group's collaboration to work.

We are a group that would like to work together again next semester—what should we do?

It is practically possible for a group of students to work together over several semesters. However, being open to collaborating with peers you haven't worked with before will expand your personal network. Most AAU students know that you quickly take on an informal role in a project group, and both formal and informal roles affect your academic and personal development. Being challenged in collaboration with new peers develops an important competence for the future job market. One of the main reasons for working with others is to learn about your strengths and weaknesses by reflecting them in others.

I want to do the project alone—what should I do?

The study programs are designed so that project modules are done in collaboration with four to six students, except for the last two projects in the master's program. The workload to meet the learning objectives is typically too large for one person to fulfill the learning goals. Supervision resources are allocated based on the number of people in a group, so one cannot expect individual supervision as a single person. Therefore, we encourage students who want to do the project alone to arrange supervisor meetings and peer sparring.

Questions from Semester Coordinators

How much time should I allocate for group formation?

It is in everyone's interest that the group formation process is not rushed. The time it takes to form groups depends on the class size, semester, and the specific cohort. The most important thing is to agree on a method for group formation with the students and make a timeline that allows for several iterations. If the students know the framework for group formation, understand they are responsible for forming a certain number of groups of a specific size, and know what happens if they don't succeed by a given time, experience shows that the process will go as planned. For example, if students know they have 40 minutes to form groups before the coordinator will ask for a status update, the process becomes more manageable for everyone. If after 40 minutes, not all students have formed groups, the coordinator can ask two to three students to help plan a new round while the others take a 15-minute break. The students can provide information about what is preventing them from forming groups, giving the coordinator the chance to adjust the framework or talk with individual students before starting a new round.

Alternative approaches to the group formation process, which require more time but also have a team-building effect for the entire class/cohort, include:

• Asking students to discuss project proposals from the project catalog in random groups (1, 2, 3, ... N ... 1, 2, 3, ... N, etc.) and then use the boards in the room to form groups.
• Asking students to discuss their preferences and priorities regarding project work in random groups several times to allow them to find peers they want to work with.

The group formation isn't working—there are 1-6 students not in a group—what should I do?

When you, as a coordinator, assess that everything has been tried to complete the group formation and the majority have formed groups, you can end the group formation process by informing the students of your assessment.

Arrange a meeting the following day with the student(s) not in a (self-selected) group and contact the chair of the study board to discuss possible solutions, including allocating additional resources to help the students who haven't found a group to function as a project group for the semester. At the subsequent meeting with the students, they are expected to suggest solutions, and based on that, you agree on a solution that you believe will theoretically work concerning the semester's learning objectives. It is the students' responsibility and clear interest to make it work in practice.

Additional resources could include extra hours for the project supervisor to allow for more meetings where students can get feedback on learning objectives and process guidance on collaboration, knowledge sharing, and project management, or hours for a resource person to provide process guidance for the group and individual group members.

Questions from Project Supervisors

A group contacted me before the semester starts, and I want to collaborate with them on my project proposal—what should I do?

Tell the students they must wait for the semester to start for clarification. To give all students equal opportunities, group formation is arranged at the start of almost every semester. This ensures that all students have equal chances to bid on the project proposals offered and allows the semester coordinator to allocate resources fairly among the students. Exceptions are for final projects, where students have almost complete freedom to contact the supervisors they want, but supervisors can decline if they have used up their supervision resources.

I am the supervisor for a group that needs help with collaboration—what should I do?

Ask the students to call a meeting where collaboration is an agenda item. First, ask about their previous experiences and refer to the first-semester bachelor course where all students receive instruction on methods for collaboration, planning, and learning in project groups.

The project group I supervise wants to split up/exclude a member—what should I do?

Ask the students to call a meeting where the collaboration conflict is on the agenda and there are one or more written proposals on what the conflict(s) entail. The group is expected to solve the problems themselves, but the supervisor can facilitate the group's members to clarify the issues and suggest possible solutions.

If the supervisor assesses that the conflict is so entrenched that splitting the group is the only option, the group can agree on a model for the split and continued supervision with the supervisor, which they can communicate to the semester secretary. Depending on the timing in the project period and the reasons for the conflict, there may be several ways to ensure supervision within the already allocated resources, such as having all students participate in the remaining supervision meetings regardless of which part of the former group calls the meeting.

Details on splitting a project group due to collaboration problems or other reasons:

Project groups can be split up until four weeks before the submission date due to collaboration problems. Before a split can occur, the project supervisor must be actively involved and consulted to solve the issues to avoid splitting. The semester coordinator, chair of the study board, and head of studies are only directly involved in special cases, but the project supervisor should inform the semester coordinator if there is a risk of splitting a project group. The project group or one or more members of the project group can also contact the decentralized student guidance service for collaboration problems, preferably early in the process.

If the group's members do not agree on the split, it is considered an exclusion. This applies regardless of whether a minority or a majority in the group wants the split. Excluding group members can only occur after a written warning from the part of the group that does not want to continue the collaboration. The warning must clearly describe the reasonable requirements that must be met by a specific deadline for the group member(s) not to be excluded. The deadline must be before the last four weeks before the submission date. Written warnings must be sent to the project supervisor simultaneously as they are sent to the student(s), and the supervisor must be involved in determining whether the requirements are met before the deadline.

If a project group is split according to the guidelines above, the study secretariat must be informed by email, with a copy to the supervisor.

All original students in the group have equal rights to all materials (documents, prototypes, experimental setups, etc.) that existed at the time of the split. The report must state what was done before the group split and who the original group members were. This must be included in all reports submitted regardless of the submission date. This requirement ensures there is no plagiarism in the projects.

The original group members can freely use the material, but it cannot be used by or transferred to other students who might join a new group.

The remaining supervision time is divided between the remaining group and the student(s) leaving or being excluded from the group. Supervision resources are allocated proportionally based on the number of students, so the scope of project supervision for the new groups can be expected to be relatively smaller. Students who choose to complete the project individually should note that the number of supervision hours will be very limited. No additional supervision is allocated, and the supervisor may suggest joint supervision.

FAQ om Gruppdannelse på SUND

Denne FAQ supplerer SUND's politik for gruppedannelse, som har givet anledning til flere spørgsmål fra studerende, semesterkoordinatorer og projektvejledere. Studiebestyrelserne håber, at disse spørgsmål og svar vil inspirere til mere positive oplevelser med gruppedannelse, med udgangspunkt i det overordnede spørgsmål:

Hvorfor arbejder vi i grupper på AAU?

Der er mange grunde til at arbejde i grupper, men den primære er, at de studerende er en væsentlig ressource for at sikre, at universitetets kandidater er eftertragtede på arbejdsmarkedet, fordi de er højt kvalificerede og i stand til at identificere og løse problemer effektivt i samarbejde med andre. Studerende, der samarbejder, lærer, inspirerer og udfordrer hinanden, hvilket positivt påvirker det faglige niveau. Region Nordjylland har gennemført flere undersøgelser, der viser, at arbejdsgivere forventer, at deres medarbejdere tager initiativ til at identificere opgaver i et projekt og arbejder professionelt sammen med andre for at få arbejdet udført. Dette er kvalifikationer, som AAU-kandidater er særligt kendte for, men de kommer ikke nemt eller automatisk. Udvikling af disse færdigheder kræver mod og lyst til at vokse både fagligt og personligt, og gruppedannelsesprocessen hver semester er et afgørende element i udviklingen af disse kvalifikationer. Erfaring viser også, at studerende, der har arbejdet med mange forskellige medstuderende under deres studier på AAU, får glæde af et stort netværk, der kender deres kvalifikationer godt. Dette er en fordel på et arbejdsmarked, hvor mange job besættes gennem personlige netværk.

Spørgsmål fra studerende

Jeg deltog ikke i gruppedannelsen og blev placeret i en gruppe, jeg ikke valgte—hvad skal jeg gøre?

Alle studerende forventes at deltage i gruppedannelsen eller informere deres medstuderende eller semesterkoordinator om deres fravær, så der kan træffes aftaler. I den nuværende situation er gruppen dannet, og da det er en vigtig kvalifikation for alle AAU-kandidater at arbejde professionelt sammen med andre, herunder medstuderende som kolleger, forventer vi, at du bidrager til at få gruppen til at fungere. En vejleder og eventuelt en ekstra ressourceperson kan inddrages for at hjælpe med at få samarbejdet i gruppen til at fungere.

Vi er en gruppe, der gerne vil arbejde sammen igen næste semester—hvad skal vi gøre?

Det er praktisk muligt for en gruppe studerende at arbejde sammen over flere semestre. Men det at være åben for at samarbejde med medstuderende, som man ikke tidligere har arbejdet med, vil udvide dit personlige netværk. De fleste AAU-studerende ved, at man hurtigt påtager sig en uformel rolle i en projektgruppe, og både formelle og uformelle roller påvirker ens faglige og personlige udvikling. At blive udfordret i samarbejdet med nye medstuderende udvikler en vigtig kompetence til det fremtidige arbejdsmarked. En af hovedårsagerne til at arbejde sammen med andre er at lære om sine styrker og svagheder ved at reflektere dem i andre.

Jeg vil gerne lave projektet alene—hvad skal jeg gøre?

Studieprogrammerne er designet således, at projektmoduler udføres i samarbejde mellem fire til seks studerende, med undtagelse af de sidste to projekter i kandidatuddannelsen. Arbejdsbyrden for at opfylde læringsmålene er typisk for stor til, at én person kan opfylde læringsmålene alene. Vejledningsressourcer tildeles baseret på antallet af personer i en gruppe, så man kan ikke forvente individuel vejledning som enkeltperson. Derfor opfordrer vi studerende, der ønsker at lave projektet alene, til at arrangere vejledermøder og faglig sparring med medstuderende.

Spørgsmål fra semesterkoordinatorer

Hvor meget tid skal jeg afsætte til gruppedannelse?

Det er i alles interesse, at gruppedannelsesprocessen ikke forceres. Den tid, det tager at danne grupper, afhænger af klassens størrelse, semesteret og den specifikke årgang. Det vigtigste er at blive enige med de studerende om en metode til gruppedannelse og lave en tidsplan, der tillader flere iterationer. Hvis de studerende kender rammerne for gruppedannelsen, forstår, at de er ansvarlige for at danne et bestemt antal grupper af en bestemt størrelse, og ved, hvad der sker, hvis de ikke lykkes inden for en given tid, viser erfaringen, at processen vil gå som planlagt. For eksempel, hvis de studerende ved, at de har 40 minutter til at danne grupper, før koordinatoren vil bede om en statusopdatering, bliver processen mere overskuelig for alle. Hvis der efter 40 minutter stadig er studerende, der ikke har dannet grupper, kan koordinatoren bede to til tre studerende om at hjælpe med at planlægge en ny runde, mens de andre holder en 15-minutters pause. De studerende kan give information om, hvad der forhindrer dem i at danne grupper, hvilket giver koordinatoren mulighed for at justere rammerne eller tale med individuelle studerende, før en ny runde starter.

Alternativer til gruppedannelsesprocessen, som kræver mere tid, men som også har en teambuilding-effekt for hele klassen/årgangen, inkluderer:

• At bede de studerende om at diskutere projektforslag fra projektkataloget i tilfældige grupper (1, 2, 3, ... N ... 1, 2, 3, ... N, osv.) og derefter bruge tavlerne i lokalet til at danne grupper.
• At bede de studerende om at diskutere deres præferencer og prioriteringer vedrørende projektarbejde i tilfældige grupper flere gange, så de får mulighed for at finde medstuderende, de ønsker at arbejde sammen med.

Gruppedannelsen fungerer ikke—der er 1-6 studerende, der ikke er i en gruppe—hvad skal jeg gøre?

Når du som koordinator vurderer, at alt er blevet forsøgt for at fuldføre gruppedannelsen, og at flertallet har dannet grupper, kan du afslutte gruppedannelsesprocessen ved at informere de studerende om din vurdering.

Aftal et møde dagen efter med den/de studerende, der ikke er i en (selvvalgt) gruppe, og kontakt formanden for studienævnet for at drøfte mulige løsninger, herunder tildeling af yderligere ressourcer til at hjælpe de studerende, der ikke har fundet en gruppe, til at fungere som en projektgruppe for semesteret. Ved det efterfølgende møde med de studerende forventes de at foreslå løsninger, og på baggrund af det aftaler I en løsning, som du mener vil fungere teoretisk i forhold til semesterets læringsmål. Det er de studerendes ansvar og i deres klare interesse at få det til at fungere i praksis.

Yderligere ressourcer kunne inkludere ekstra timer til projektvejlederen, så der kan holdes flere møder, hvor de studerende kan få feedback på læringsmålene og procesvejledning om samarbejde, vidensdeling og projektledelse, eller timer til en ressourceperson, der kan give procesvejledning til gruppen og de enkelte gruppemedlemmer.

Spørgsmål fra projektvejledere

En gruppe kontaktede mig før semesterstart, og jeg vil gerne samarbejde med dem om mit projektforslag—hvad skal jeg gøre?

Fortæl de studerende, at de skal vente, til semesteret starter, for at få afklaring. For at give alle studerende lige muligheder arrangeres gruppedannelse ved starten af næsten hvert semester. Dette sikrer, at alle studerende har lige chancer for at byde ind på de udbudte projektforslag og giver semesterkoordinatoren mulighed for at fordele ressourcerne retfærdigt blandt de studerende. Undtagelser gælder for afsluttende projekter, hvor de studerende næsten har fuld frihed til at kontakte de vejledere, de ønsker, men vejledere kan afvise, hvis de har brugt deres vejledningsressourcer.

Jeg er vejleder for en gruppe, der har brug for hjælp til samarbejdet—hvad skal jeg gøre?

Bed de studerende om at indkalde til et møde, hvor samarbejde er et dagsordenspunkt. Spørg først til deres tidligere erfaringer, og henvis til bacheloruddannelsens første semester, hvor alle studerende modtager undervisning i metoder til samarbejde, planlægning og læring i projektgrupper.

Den projektgruppe, jeg vejleder, ønsker at splitte op/udelukke et medlem—hvad skal jeg gøre?

Bed de studerende om at indkalde til et møde, hvor samarbejdskonflikten er på dagsordenen, og hvor der er en eller flere skriftlige forslag til, hvad konflikten(rne) indebærer. Gruppen forventes at løse problemerne selv, men vejlederen kan facilitere, at gruppens medlemmer får klarlagt problemstillingerne og foreslå mulige løsninger.

Hvis vejlederen vurderer, at konflikten er så indgroet, at en opdeling af gruppen er den eneste løsning, kan gruppen blive enige om en model for opdelingen og fortsat vejledning med vejlederen, som de kan kommunikere til semestersekretæren. Afhængig af tidspunktet i projektperioden og årsagerne til konflikten, kan der være flere måder at sikre vejledning inden for de allerede tildelte ressourcer, f.eks. ved at lade alle studerende deltage i de resterende vejledningsmøder, uanset hvilken del af den tidligere gruppe, der indkalder til mødet.

Detaljer om opdeling af en projektgruppe på grund af samarbejdsproblemer eller andre årsager:

Projektgrupper kan opdeles indtil fire uger før afleveringsdatoen på grund af samarbejdsproblemer. Før en opdeling kan finde sted, skal projektvejlederen være aktivt involveret og forsøge at løse problemerne for at undgå opdeling. Semesterkoordinatoren, formanden for studienævnet og studielederen inddrages kun direkte i særlige tilfælde, men projektvejlederen bør informere semesterkoordinatoren, hvis der er risiko for opdeling af en projektgruppe. Projektgruppen eller et eller flere medlemmer af projektgruppen kan også kontakte den decentrale studievejledning for samarbejdsproblemer, helst tidligt i processen.

Hvis gruppens medlemmer ikke er enige om opdelingen, betragtes det som en udelukkelse. Dette gælder uanset om det er et mindretal eller et flertal i gruppen, der ønsker opdelingen. Udelukkelse af gruppemedlemmer kan kun ske efter en skriftlig advarsel fra den del af gruppen, der ikke ønsker at fortsætte samarbejdet. Advarslen skal klart beskrive de rimelige krav, der skal opfyldes inden en bestemt frist for at gruppemedlem(merne) ikke udelukkes. Fristen skal være før de sidste fire uger før afleveringsdatoen. Skriftlige advarsler skal sendes til projektvejlederen samtidig med, at de sendes til den/de studerende, og vejlederen skal være involveret i vurderingen af, om kravene er opfyldt inden fristen.

Hvis en projektgruppe opdeles i henhold til retningslinjerne ovenfor, skal studienævnet informeres pr. e-mail med en kopi til vejlederen.

Alle oprindelige medlemmer af gruppen har lige ret til alt materiale (dokumenter, prototyper, forsøgsopsætninger osv.), der eksisterede på tidspunktet for opdelingen. I rapporten skal det fremgå, hvad der blev udført, før gruppen splittede, og hvem de oprindelige gruppemedlemmer var. Dette skal inkluderes i alle rapporter, der afleveres, uanset afleveringsdato. Dette krav sikrer, at der ikke opstår plagiat i projekterne.

De oprindelige gruppemedlemmer kan frit bruge materialet, men det kan ikke bruges af eller overføres til andre studerende, der måtte tilslutte sig en ny gruppe.

Den resterende vejledningstid fordeles mellem den resterende gruppe og den/de studerende, der forlader eller udelukkes fra gruppen. Vejledningsressourcer tildeles forholdsmæssigt baseret på antallet af studerende, så omfanget af projektvejledning for de nye grupper kan forventes at være relativt mindre. Studerende, der vælger at gennemføre projektet individuelt, bør være opmærksomme på, at antallet af vejledningstimer vil være meget begrænset. Der tildeles ikke yderligere vejledning, og vejlederen kan foreslå fælles vejledning.